Reunião: Organização - Evento Conecta Data: 2024-08-29 Link: https://tldv.io/app/meetings/66d0f65ba4812600128e1ab9 Participantes: Nossacidade Net_2ep70psqn8500ft7bn6b6fggq8,Nossa Cidade

Notas de Resumo: Organização da Logística e Transporte Discussão sobre o planejamento de transporte e logística para o evento, incluindo opções de deslocamento e alimentação. 02:06 Estimativa de custos de transporte, uso de Uber e metrô. Dúvida sobre a disponibilidade de Eliane durante o evento. 05:09 Preocupação com a alimentação e a quantidade de pessoas que ficarão o dia inteiro no evento.

Atualização do Orçamento e Prestação de Contas Revisão do orçamento planejado e ajustes necessários, além de discussão sobre a prestação de contas do evento. 07:19 Apresentação da planilha orçamentária e discussão sobre os valores alocados em cada item. 11:39 Esclarecimento sobre o pagamento das despesas dos participantes da Fundação Gerações. 15:35 Ajustes no orçamento, como a redução de valores em algumas linhas e a necessidade de aportar mais recursos.

Comunicação e Mídia Digital Discussão sobre o trabalho de comunicação e mídia digital realizado pela Raquel para o evento. 03:48 Agradecimento de Raquel pelo notebook recebido e menção à necessidade de instalar o Photoshop. 04:34 Informação sobre problemas com o SSD do notebook emprestado a Raquel.

Despesas com comunicação e aprendizado Discussão sobre as despesas elegíveis no edital do Conecta, como impressos, banners e impulsionamento em redes sociais. 20:04 Verificar se despesas com comunicação e aprendizado são elegíveis no edital do Conecta. 20:35 Possibilidade de usar a mesma nota fiscal em diferentes editais. 21:53 Orçamento de R$ 2.000 para impressos e panfletos, R$ 360 para impressão de panfletos, e R$ 680 para Wind banner. 24:58 Necessidade de impressão de sinalização e outras coisas, com orçamento de R$ 250. 27:46 Plano de impulsionar a divulgação do evento nas redes sociais, com orçamento de R$ 50 a R$ 100. 28:34 Recebimento de crédito de US$ 100 da plataforma de anúncios para impulsionar a divulgação.

Premiação do concurso de soluções Discussão sobre a premiação do concurso de soluções temáticas, incluindo o valor, a forma de pagamento e os requisitos para a implementação do projeto premiado. 30:18 Apresentação do concurso de soluções temáticas e discussão sobre os requisitos para a premiação. 34:22 Questionamento sobre a necessidade de a solução premiada ser necessariamente climática. 35:13 Definição da premiação, podendo ser valores diferentes para primeiro, segundo e terceiro lugar. 36:03 Discussão sobre a possibilidade de utilizar um recibo de doação como comprovante de pagamento da premiação. 37:30 Sugestão de que o recibo de doação contenha informações sobre a implementação do projeto premiado. 38:09 Necessidade de que os projetos premiados sejam efetivamente implementados e prestadas contas até outubro.

Organização e execução do evento Discussão sobre a organização e execução do evento Conecta, incluindo a programação, a transmissão e a remuneração de profissionais envolvidos. 31:16 Discussão sobre a organização da programação do evento Conecta no Notion e a integração com a plataforma. 31:52 Confirmação da remuneração do Daniel para a organização da programação e definição da remuneração do Josélio para a atualização do evento. 33:17 Inclusão de merchandising na transmissão do evento.

Planejamento da alimentação da equipe de apoio Discussão sobre como organizar a alimentação da equipe de apoio durante o evento, incluindo almoço, lanches e bebidas. 40:07 Discutem sobre a necessidade de ter uma previsão do número de pessoas que ficarão no evento para organizar a alimentação. 41:45 Definem que haverá uma área com café, chá, frutas e lanches para a equipe de apoio, e também a necessidade de almoço para algumas pessoas. 42:32 Estimam o custo do almoço para 10 pessoas durante os 4 dias do evento, totalizando R$ 800. 43:34 Discutem a dificuldade de prever exatamente quantas pessoas ficarão o dia todo no evento para organizar a alimentação. 44:33 Sugerem que as pessoas que ficarão o dia todo se comprometam a informar, para ajudar no planejamento da alimentação. 45:27 Decidem que a melhor forma de organizar a alimentação é ter uma pessoa responsável por receber o valor antecipado e fazer os pagamentos. 47:29 Discutem como organizar a distribuição dos lanches, deixando-os disponíveis em uma barraca para que as pessoas peguem conforme a necessidade. 48:36 Preocupam-se em não comprar pouca comida no primeiro dia, para evitar que as pessoas passem fome. 50:35 Lembram da necessidade de um lanche apropriado para o piquenique na praça, além da alimentação da equipe de apoio. 52:00 Definem que o almoço será oferecido apenas para as pessoas que estiverem trabalhando o dia inteiro no evento.

Organização do cartão de crédito para pagamentos Discussão sobre a chegada e utilização do cartão de crédito para realizar os pagamentos durante o evento. 45:53 Betania está preocupada que o cartão de crédito não chegue a tempo para os pagamentos. 54:41 Newton chega com o cartão de crédito que acabou de chegar, resolvendo a preocupação de Betania.

Definição de responsabilidades para a organização do evento Discussão sobre a definição de responsabilidades de diferentes pessoas envolvidas na organização do evento. 50:13 Inezalves sugere que o grupo de apoio logístico e os trabalhadores do Conecta façam uma lista de quem vai e quando, para ajudar no planejamento da alimentação. 56:12 Inezalves se voluntaria para comprar e preparar as frutas, café e chá para a equipe de apoio. 57:08 Inezalves não tem uma estimativa de orçamento para os itens que irá providenciar, então Newton se oferece para ajudá-la a definir um valor.